Politique de confidentialité

1. Qui est responsable

Mahoric AI Inc. est responsable des renseignements personnels décrits dans cette politique. Notre fondateur, JM Mahoro, est la personne responsable de nos pratiques en matière de vie privée. Envoyez vos questions, demandes et plaintes sur la vie privée à jm@mahoricai.com en indiquant « Confidentialité » dans l’objet.

2. Renseignements que nous recueillons

• Demandes d’inscription : votre nom, le nom de votre bureau, votre numéro de téléphone ou votre adresse courriel, et le type de bureau si vous en choisissez un. Avec chaque demande, nous conservons aussi l’adresse IP et l’agent utilisateur du navigateur d’où elle provient, ainsi que les balises de publicité ou de campagne présentes dans le lien de la page (comme utm_source). Nous le faisons pour limiter les abus et pour voir quelles publicités nous amènent des demandes. Les anciennes versions de ce formulaire demandaient aussi le volume d’appels, les heures d’ouverture, les langues et les systèmes téléphoniques. Nous conservons ces anciennes réponses selon les mêmes règles.
• Sondage sur les appels manqués : vos réponses sur votre bureau, vos appels et les options que vous préférez, ainsi que votre nom et votre adresse courriel, seulement si vous choisissez de les donner. Nous conservons aussi l’agent utilisateur du navigateur et les balises de publicité présentes dans le lien de la page.
• Formulaires de prospects Facebook et Instagram : si vous remplissez l’un de nos formulaires de prospects dans Facebook ou Instagram, Meta recueille vos réponses (comme votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, le nom de votre entreprise et les questions du formulaire) et nous les transmet. Meta peut vous demander de confirmer votre numéro de téléphone avec un code envoyé par texto. Cette vérification est faite par Meta, et la politique de confidentialité de Meta s’applique à ce que Meta recueille et conserve.
• Appels à notre ligne : lorsque vous appelez le +1 (506) 229-0175, notre réceptionniste IA répond. Nous recevons votre numéro de téléphone, ce que vous lui dites (comme votre nom, votre entreprise, votre adresse courriel et la raison de votre appel), ainsi qu’un enregistrement, une transcription et un résumé de l’appel. Au début de l’appel, la réceptionniste vous dit qu’elle est une IA et que l’appel est enregistré.
• Clavardage et détails de réservation : les messages de clavardage, un identifiant de session, les détails que vous donnez dans le clavardage, le nom, l’adresse courriel et les réponses que vous donnez lorsque vous réservez un moment, ainsi que les identifiants de réservation de nos fournisseurs de prise de rendez-vous.
• Analyses de flux de travail et anciens formulaires : nom, entreprise, adresse courriel, site Web et la tâche ou le problème que vous décrivez. Les anciens formulaires de prise de contact et de démonstration demandaient aussi des détails comme le poste, le secteur, la région, l’outil de réservation et la ville.
• Pages de démonstration privées : si nous créons une page de démonstration privée pour votre bureau avant de communiquer avec vous, elle utilise seulement des renseignements publics sur l’entreprise, comme le nom de votre bureau, votre ville et votre domaine de pratique. Les appels qu’elle présente sont fictifs. Elle n’est pas répertoriée dans les moteurs de recherche ni dans notre plan du site, mais toute personne qui a le lien peut l’ouvrir. Demandez-nous de la retirer et nous le ferons.
• Données du site et de l’appareil : pages consultées, événements liés aux boutons, renseignements sur le navigateur et l’appareil, adresse IP ou adresse IP hachée, agent utilisateur, pages de provenance et données de performance. Nous les utilisons pour garder le site sécuritaire et utile.
• Communications : courriels, réponses, notes de réunion ou demandes de soutien que vous nous envoyez.

3. Comment nous utilisons les renseignements

• Répondre à votre demande, mettre en place votre réponse téléphonique et faire un suivi par courriel, par téléphone ou par texto.
• Planifier des rencontres et envoyer des confirmations ou des rappels de réservation.
• Faire un suivi des appels à notre ligne, et revoir les enregistrements et les transcriptions pour corriger les erreurs et améliorer les réponses de notre réceptionniste.
• Planifier notre service à l’aide des réponses au sondage, et vous envoyer le rapport des résultats si vous l’avez demandé.
• Comprendre quelles publicités, quelles pages et quels types de bureaux amènent des demandes utiles.
• Faire fonctionner, sécuriser, dépanner et améliorer le site Web, les formulaires, le clavardage et le processus de réservation.
• Limiter les abus, réduire le pourriel et diagnostiquer les erreurs techniques.
• Respecter nos obligations juridiques, comptables, de sécurité et de tenue de dossiers d’affaires.

Nous utilisons vos renseignements seulement pour la fin pour laquelle vous les avez donnés, ou pour une fin étroitement liée. Si nous voulons les utiliser pour une nouvelle fin, nous vous le demanderons d’abord, sauf si la loi permet de faire autrement.

4. Clavardage IA, appels IA et renseignements sensibles

Le clavardage du site peut utiliser un fournisseur d’IA tiers pour rédiger les réponses. Il peut aussi conserver les messages de clavardage pour poursuivre la conversation et comprendre l’intention de réservation. Si un fournisseur en formule gratuite comme Google Gemini est activé, ce fournisseur peut aussi utiliser les requêtes et les réponses pour améliorer ses services, selon ses propres conditions.

Un agent vocal IA qui fonctionne sur Retell AI répond aux appels à notre ligne. Les paroles prononcées pendant l’appel sont traitées par Retell et par les fournisseurs d’IA qu’il utilise : OpenAI, pour vous comprendre et rédiger les réponses, et Cartesia, pour les dire à voix haute. Si vous préférez ne pas être enregistré, dites-le et demandez qu’on vous rappelle. Donnez seulement votre nom et votre numéro, et JM vous rappellera directement. Vous pouvez aussi nous écrire à jm@mahoricai.com.

Ne communiquez pas de mots de passe, de renseignements de paiement, de renseignements sur la santé, de dossiers confidentiels de clients ni d’autres renseignements sensibles au moyen de nos formulaires, de notre sondage, de notre clavardage ou de notre ligne téléphonique, sauf si nous avons accepté par écrit de les traiter. Les réponses du clavardage et de notre réceptionniste sont fournies à titre informatif. Elles ne constituent pas des conseils juridiques, médicaux, financiers, fiscaux ou d’autres conseils professionnels.

5. Fournisseurs de services et communication des renseignements

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous les communiquons seulement lorsque c’est nécessaire pour faire fonctionner le site, vous répondre, fournir nos services, respecter la loi ou protéger nos droits. Selon les fonctions utilisées, nos fournisseurs comprennent :

• Vercel, pour l’hébergement, la sécurité et la performance.
• Des outils d’analyse : Vercel Analytics, Google Analytics et Microsoft Clarity, lorsqu’ils sont activés.
• Meta (Facebook et Instagram), pour nos publicités, nos formulaires de prospects et la mesure des publicités.
• Cal.com et Calendly, pour la prise de rendez-vous.
• Google (Gmail, Google Agenda et Google Meet), pour le courriel, les invitations d’agenda et les appels vidéo.
• Retell AI et Twilio, qui répondent aux appels à notre ligne et les traitent.
• OpenAI, qui comprend les appelants et rédige les réponses de la réceptionniste IA, et Cartesia, qui transforme ces réponses en voix.
• Resend et Brevo, pour l’envoi de courriels.
• Supabase, pour stocker les formulaires, les demandes d’inscription et les réponses au sondage que nous recevons.
• Groq et Google Gemini, lorsqu’ils sont activés, pour les réponses du clavardage.

Ces fournisseurs traitent les renseignements en notre nom ou selon leurs propres conditions, selon la fonction. Nous pouvons aussi communiquer des renseignements si la loi l’exige, pour prévenir les abus ou la fraude, ou dans le cadre d’une transaction commerciale comme une fusion, un financement ou une vente d’actifs.

6. Témoins, outils d’analyse et mesure des publicités

Le site peut utiliser des témoins (cookies), le stockage local, des scripts de prise de rendez-vous, des scripts d’analyse et des outils semblables. Ils servent à mémoriser l’état du clavardage, à mesurer la performance des pages et à comprendre comment le site est utilisé. Vous pouvez gérer les témoins dans les paramètres de votre navigateur, et certains outils d’analyse offrent leur propre option de retrait.

Lorsque le pixel Meta est activé, le site l’utilise, avec l’API Conversions de Meta, pour mesurer quelles publicités mènent à un appel téléphonique, à une demande d’inscription ou à un appel réservé. Le pixel dépose des témoins et enregistre les pages consultées. En plus des pages consultées, nous envoyons un événement à Meta dans trois cas : lorsque vous touchez l’un de nos numéros de téléphone, lorsque votre demande d’inscription a été enregistrée, et lorsque vous réservez un appel au moyen de l’outil de réservation. Un toucher sur un numéro enregistre seulement que vous l’avez touché et à quel endroit de la page. Il n’indique pas à Meta si l’appel a abouti ni ce qui s’y est dit.

Chacun de ces événements est aussi envoyé à Meta depuis notre serveur, avec votre adresse IP, l’agent utilisateur de votre navigateur et les identifiants des témoins de Meta. Pour une demande d’inscription enregistrée ou une réservation, l’événement envoyé par le serveur comprend aussi une copie hachée à sens unique de l’adresse courriel, du numéro de téléphone et du nom que vous nous avez donnés. Ils sont hachés avant de quitter notre serveur. Meta reçoit donc une valeur brouillée, et non les renseignements eux-mêmes. Nous n’envoyons pas à Meta vos réponses aux formulaires, vos réponses au sondage, vos messages de clavardage ni le contenu de vos appels.

Google Analytics et Vercel Analytics enregistrent les mêmes actions sans votre nom, votre adresse courriel ni votre numéro de téléphone. Pour une demande d’inscription enregistrée ou un sondage envoyé, ils enregistrent aussi le type de bureau que vous avez choisi. Les réponses au sondage ne sont jamais envoyées à Meta.

Vous pouvez limiter ce suivi en bloquant les témoins tiers, en utilisant un bloqueur de pistage ou au moyen des paramètres publicitaires de votre compte Meta. Ce blocage ne change rien au site, à votre demande d’inscription ni à votre réservation.

7. Durée de conservation des renseignements

Nous conservons les renseignements personnels seulement aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique. Ensuite, nous les supprimons ou nous retirons ce qui permet de vous identifier.

• Enregistrements des appels à notre ligne : supprimés dans les 30 jours suivant l’appel. Transcriptions et résumés : supprimés dans les 90 jours suivant l’appel.
• Demandes de renseignements, demandes d’inscription, réponses au sondage, réponses aux formulaires de prospects et détails de réservation qui ne mènent pas à une collaboration : supprimés dans les 24 mois suivant notre dernier contact avec vous.
• Dossiers des clients et de facturation : conservés tant que vous êtes client, puis aussi longtemps que l’exigent les règles canadiennes en matière de fiscalité et de tenue de dossiers d’affaires.

Nous pouvons conserver certains renseignements plus longtemps pour répondre à une plainte, traiter une réclamation juridique ou respecter une obligation légale, et seulement tant que ce besoin existe. Si vous demandez à accéder à vos renseignements, nous les conservons assez longtemps pour vous permettre d’exercer vos droits. Les copies détenues par Meta, Cal.com, Calendly et d’autres fournisseurs suivent leurs propres politiques de conservation.

8. Comment nous protégeons les renseignements

Seules les personnes chez Mahoric AI qui ont besoin des renseignements personnels peuvent y accéder. Aujourd’hui, il s’agit de notre fondateur. Les renseignements sont envoyés au site par des connexions chiffrées (HTTPS), et nous les stockons dans des comptes protégés par mot de passe chez des fournisseurs reconnus. Ces mesures de sécurité conviennent à une petite entreprise, mais aucun service Internet ne peut promettre une sécurité parfaite.

Si une atteinte à nos mesures de sécurité crée un risque réel de préjudice grave pour vous, nous vous en informerons dès que possible et nous la déclarerons au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, comme l’exige la loi. Nous tenons un registre de toutes les atteintes à nos mesures de sécurité.

9. Traitement à l’extérieur du Canada

Mahoric AI est établie au Canada, mais plusieurs de nos fournisseurs, dont Meta, Google, Cal.com, Calendly, Retell AI, Twilio, OpenAI, Cartesia, Vercel et Supabase, peuvent traiter ou stocker des renseignements aux États-Unis ou dans d’autres pays. Les enregistrements, les transcriptions et les résumés d’appel sont stockés aux États-Unis. Lorsque les renseignements se trouvent à l’extérieur du Canada, ils sont soumis aux lois de ces pays. Les tribunaux, les forces de l’ordre et les autorités chargées de la sécurité nationale de ces pays pourraient y avoir accès.

10. Vos choix et vos droits

Vous pouvez nous demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, demander une correction, nous demander de les supprimer lorsque la loi le permet, retirer votre consentement ou nous demander de cesser de vous envoyer des messages de marketing. Écrivez à jm@mahoricai.com. Nous pourrions devoir confirmer votre identité d’abord. Nous répondrons dans un délai de 30 jours, ou nous vous dirons dans ce délai si nous avons besoin de plus de temps et pourquoi.

Chaque courriel commercial que nous envoyons identifie Mahoric AI Inc., donne un moyen de nous joindre et explique comment vous désabonner. Pour ne plus recevoir nos courriels ou nos textos, répondez « désabonner » ou écrivez à jm@mahoricai.com. Nous donnons suite à votre demande dans un délai de 10 jours ouvrables.

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous traitons votre demande ou votre plainte, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

11. Si vous appelez un bureau qui utilise notre réceptionniste

Lorsque nous faisons fonctionner une réceptionniste IA pour un bureau client, y compris pendant les 30 jours gratuits, nous traitons les renseignements de ses appelants au nom de ce bureau et selon notre entente avec lui. Le bureau décide de l’utilisation des renseignements, et sa propre politique de confidentialité s’applique. À moins que le bureau choisisse une durée plus courte, les enregistrements sont supprimés après 30 jours, et les transcriptions et résumés d’appel après 90 jours. Ils sont stockés aux États-Unis chez les fournisseurs nommés plus haut. Adressez vos questions sur ces appels au bureau que vous avez appelé.

12. Enfants

Mahoric AI est un site Web interentreprises qui ne s’adresse pas aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d’enfants au moyen de ce site.

13. Modifications et coordonnées

Nous pouvons mettre à jour cette politique lorsque le site Web, nos services ou la loi changent. La version mise à jour sera publiée sur cette page avec une nouvelle date de « Dernière mise à jour ». Vous pouvez envoyer vos questions ou demandes sur la vie privée à jm@mahoricai.com.